How I Write a Polite Email at Work

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1. 01How I Write a Polite Email at Work

   Hello, everyone. I work at a hotel, and I write many emails in English every day. Today, I'll explain how I write a polite email in four easy steps.

   皆さん、こんにちは。私はホテルで働いていて、毎日英語でたくさんのメールを書いています。今日は、丁寧なメールを書く方法を、四つの簡単なステップで説明します。

2. 02Step 1: A Clear Subject

   First, I write a short, clear subject. For example, "Question about your booking." The reader knows the topic right away.

   まず、短くて分かりやすい件名を書きます。たとえば、「ご予約についての質問」です。読む人は、すぐに何の話か分かります。

3. 03Step 2: A Friendly Greeting

   Then, I start with a greeting, like "Dear Ms. Brown." I often add, "I hope you are well." It sounds warm and polite.

   それから、「Dear Ms. Brown(ブラウン様)」のようなあいさつから始めます。「I hope you are well(お元気でお過ごしのことと思います)」と添えることもよくあります。温かくて丁寧に聞こえます。

4. 04Step 3: The Main Point

   Next, I write the main point in one or two short sentences. When I ask for something, I use "Could you ...?" For example, "Could you tell me your arrival time?"

   次に、要点を一つか二つの短い文で書きます。何かをお願いするときは、「Could you ...？」を使います。たとえば、「Could you tell me your arrival time？(到着時間を教えていただけますか？)」です。

5. 05Step 4: A Polite Ending

   Finally, I end with "Thank you for your help" and "Best regards." Then I read the email one more time before I send it. Thank you for listening.

   最後に、「Thank you for your help(ご協力ありがとうございます)」と「Best regards(よろしくお願いいたします)」で終わります。そして、送る前にもう一度メールを読み直します。聞いてくれてありがとうございました。